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La normativa in pillole

Le disposizioni della legge finanziaria 2008 prevedono che, al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.

A livello normativo, quindi, tutte le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all'invio del documento in forma elettronica.

I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno invece gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità di fatturazione elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. Ed è proprio questa, la parte che certifica la volontà di dematerializzare quanto più possibile il sistema di fatturazione.

Scadenze

Secondo il Decreto 3 aprile 2013 n. 55, dal 6 giugno 2014 le amministrazioni centrali (Ministeri, Agenzie Fiscali, Scuole ed Enti Previdenziali) non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.

Per quanto riguarda le amministrazioni locali, il decreto legge 24 aprile 2014, n. 66 (convertito in Legge 23 giugno 2014, n. 89) anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica.

Sistema di Interscambio

La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema d'Interscambio (Sdi), ossia sistema informatico di supporto al processo di "ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie".

Gestore del Sistema d'Interscambio è l'Agenzia delle Entrate, alla quale sono stati demandati i seguenti compiti:

  • coordinamento con il sistema informatico della fiscalità;
  • controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio;
  • vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni;
  • gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema d'Interscambio;
  • elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

Requisiti della FatturaPA

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

  • il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio;
  • l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Caratteristiche della fattura elettronica

Autenticità dell'origine: comprovazione dell'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della fattura e della riferibilità della fattura allo stesso attraverso:

  • riferimento temporale in fase di emissione (data e ora di emissione);
  • la firma digitale apposta dall'emittente che garantisce la provenienza della fattura;
  • con le nuove disposizioni comunitarie: anche mediante appositi sistemi di controllo di gestione;
  • sistemi di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange, che assicurano gli stessi requisiti suddetti).

Integrità del contenuto: immodificato dall'emissione alla conservazione delle fatture. Ad esempio usando XML, PDF.

Leggibilità del documento: il documento deve poter essere letto e consultato nel tempo, a prescindere dal formato originale con cui è stato emesso e conservato.

I Requisiti devono essere assicurati dal momento dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti.

Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).

Le fatture in formato xml permettono di:

  • automatizzare l'intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario;
  • collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili;

La fattura informatizzata utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML (eXtensible Markup Language), diventa da semplice "documento fiscale" ad un vero e proprio "oggetto software fiscale".

Obbligo di Conservazione

La Legge di stabilità del 2013 ha introdotto delle semplificazioni anche per la conservazione delle fatture elettroniche.

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del Dm emanato ai sensi dell'art.21, c.5, D.Lgs n.82/2005 recante il codice dell'Amministrazione Digitale. È necessario quindi completare il processo di fatturazione elettronica con la Conservazione Digitale.

La soluzione Legalinvoice PA assolve già l'intero processo, dall'emissione della fattura alla conservazione della stessa.