Guida semplice alla fatturazione elettronica
Segui la nostra guida per scoprire tutto sulla fatturazione elettronica, i concetti chiave e gli obblighi normativi.
Il modo più semplice per adempiere all’obbligo della fatturazione elettronica è quello di dotarsi di un software per l’emissione a la gestione delle fatture elettroniche. Prima ancora di questo però, è indispensabile comprendere come funziona la fatturazione elettronica in tutte le sue fasi:
- Fatturazione elettronica obbligatoria: la normativa
- Chi non deve fare la fatturazione elettronica
- Fatturazione elettronica come funziona
- Come fare fattura elettronica
- Fattura elettronica semplificata
- Firma digitale fattura elettronica
- Conservazione fatturazione elettronica
- Perché scegliere un software gestionale per la fatturazione elettronica
- Software fatturazione elettronica: quale scegliere?
- 10 + 1 motivi per scegliere il programma fattura elettronica Legalinvoice
Fatturazione elettronica obbligatoria: la normativa
Come noto, a partire dal 1° gennaio 2019 tutti gli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia, hanno l’obbligo di emettere la fattura elettronica. L’obbligo riguarda sia le transazioni B2B che quelle B2C.
Questo implica, per tutti i soggetti interessati, l’adozione di soluzioni software per la fatturazione elettronica in grado di rispondere a quanto richiesto dalla normativa vigente. Infatti, affinché una fattura sia elettronica non è sufficiente produrla con un computer ed inviarla via email, bensì deve essere creata in un formato tecnico leggibile solo attraverso software specifici ed essere trasmessa da un postino digitale, il cosiddetto servizio di interscambio, che ne attesti la correttezza.
Chi non deve fare la fatturazione elettronica
Rimangono esonerati dall’obbligo di fattura elettronica gli operatori, imprese e lavoratori autonomi, che rientrano nel “regime di vantaggio” o “regime forfettario”, ovvero coloro che dal 1° gennaio 2019 non supereranno il limite di 65.000 euro di fatturato annuo. Sono altresì esonerati i piccoli produttori agricoli.
Resta il fatto che qualsiasi destinatario di fattura elettronica riceverà un documento composto da un insieme di dati strutturati non direttamente leggibile. Anche in questo caso per visualizzare le fatture sarà quindi necessario dotarsi di un software apposito.
Fatturazione elettronica come funziona
La fatturazione elettronica è un processo che consente a tutti gli operatori economici (imprese, professionisti, Partite IVA, ecc.) di costruire, trasmettere e ricevere le fatture con il solo utilizzo di soluzioni digitali, con il vantaggio di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.
La fattura elettronica è un documento creato digitalmente in formato XML, contenente una serie di parametri ed informazioni obbligatorie indicate dall’Agenzia delle Entrate, firmato digitalmente e trasmesso alla controparte attraverso il sistema di interscambio (Sdl).
Il sistema di interscambio verifica la presenza e la correttezza di tutti i dati obbligatori e ne accerta l’avvenuta ricezione da parte del destinatario.
Nota bene che le fatture emesse con modalità diverse saranno considerate come non emesse e andranno incontro alle sanzioni previste dall’articolo 6 del D. Lgs. 471/1997
Come fare fattura elettronica
Per creare una fattura elettronica dovrai disporre
- di un PC oppure di un tablet o uno smartphone;
- di un software apposito che possa creare la fattura nel formato tecnico XML
- di una firma digitale qualificata
Dopo di che, la fattura elettronica deve essere trasmessa attraverso il sistema di interscambio (Sdl), in caso contrario la fattura sarà considerata come non emessa.
Il sistema di interscambio è una sorta di postino digitale che prima di consegnare il documento al destinatario effettua i seguenti controlli:
- verifica che siano presenti le informazioni minime obbligatorie previste per legge
- verifica che la partita IVA (o il codice fiscale del cliente) siano esistenti e presenti in Anagrafe Tributaria
- verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file
- verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva
La soluzione più semplice è quella di affidarsi ad un software per la fatturazione elettronica come Legalinvoice di InfoCert. InfoCert è intermediario per la trasmissione delle fatture elettroniche accreditato presso SdI, è quindi abilitato a ricevere e inviare fatture elettroniche per conto di un operatore economico e/o una Pubblica Amministrazione.
Fattura elettronica semplificata
La fattura elettronica semplificata si differenzia da quella ordinaria per il numero estremamente ridotto di informazioni che deve contenere pur mantenendo una valenza legale e fiscale esattamente uguale a quella ordinaria. Questo rende la procedura ancora più semplice e veloce.
Le informazioni che devono essere inserite sono:
- La data di emissione
- La partita IVA o il CF del cliente
- Una breve generica descrizione del prodotto/servizio
- L’importo totale
Quando si può utilizzare la fattura semplificata elettronica?
- Quando l’importo della fattura è inferiore a 400 euro (iva inclusa)
- In alternativa all’emissione dello scontrino fiscale elettronico
Dal 1° gennaio 2020 tutte le transazioni commerciali devono essere tracciate mediante la ricevuta fiscale elettronica. La fattura semplificata elettronica rappresenta una valida alternativa per adempiere a questa normativa in quanto consente un duplice risparmio in termini di costo (non occorrerà dotarsi di un registratore di cassa omologato economicamente dispendioso) e di tempo (passando per il Sistema di Interscambio non dovrai fare l'invio telematico dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate).
Il software per la fatturazione elettronica Legalinvoice START è già in grado di gestire ed emettere le fatture elettroniche semplificate permettendo di sfruttare questa opportunità.
Firma digitale fattura elettronica
Dopo aver creato la fattura elettronica in formato XML, il passo successivo è firmarla digitalmente.
La firma digitale sulla fattura elettronica è l’elemento che assicura l’integrità e la leggibilità del contenuto e l’autenticità dell’emittente.
Scegliendo un programma di fatturazione elettronica come Legalinvoice, il servizio di firma digitale è incluso, le tue fatture saranno automaticamente provviste di firma digitale senza alcuna operazione manuale. In questo modo sarà possibile gestire l’intero processo velocemente e con un solo software.
Conservazione fatturazione elettronica
Come tutti i documenti contabili, le fatture elettroniche B2B devono essere conservate digitalmente per 10 anni. Occorre conservare tanto le fatture emesse che quelle ricevute.
Nota bene, il semplice salvataggio della fattura elettronica in PDF in una cartella nel proprio computer o in uno spazio di archiviazione non ha alcun valore legale, solo la conservazione sostitutiva apporta valore legale nel tempo al documento informatico al pari dell’originale cartaceo, occorre dunque necessariamente dotarsi di un servizio per la conservazione sostitutiva.
I vantaggi della conservazione digitale sono molteplici:
- elimina una serie di costi( direttamente connessi alla conservazione cartacea dei documenti
- azzera il rischio di smarrimento o distruzione di un documento
- rende efficienti i processi di ricerca e consultazione dei documenti
Il servizio di fatturazione elettronica InfoCert Legalinvoice include anche un sistema per la conservazione a norma sia della fattura che delle notifiche digitali. Anche in questo caso non è necessaria alcuna operazione manuale da parte del cliente, il sistema conserverà automaticamente i documenti emessi e ricevuti. Con un unico servizio avrai tutto quello di cui hai bisogno per la gestione delle fatture elettroniche, azzerando preoccupazioni ed ottimizzando al massimo il processo di fatturazione.
Perché scegliere un software gestionale per la fatturazione elettronica
Con la fatturazione elettronica spariscono una serie di obblighi burocratici. Tra gli obiettivi del legislatore compare certamente l’intento di snellire ed uniformare l’intero processo. Si prospettano una serie di vantaggi per le attività che sapranno cogliere le nuove opportunità.
L’adozione di una soluzione software come quella di Legalinvoice amplifica questi vantaggi. Con un solo software infatti potrai non solo creare le tue fatture elettroniche nel formato tecnico XML ma potrai anche gestire tutte le fasi in un'unica piattaforma
creazione in XML
firma
digitale
emissione e ricezione
conservazione
L’uso di un gestionale della fatturazione elettronica ti consente inoltre di minimizzare il rischio di commettere errori di compilazione che possono rivelarsi anche molto esosi.
Software fatturazione elettronica: quale scegliere?
Ogni attività ha esigenze specifiche, un proprio volume di affari ed un proprio budget, non esiste dunque un software per la fatturazione elettronica universale adatto per tutti allo stesso modo, diventa quindi importante fare una scelta opportuna e consapevole per la propria attività.
Una piccola impresa ha esigenze differenti rispetto ad un intermediario o ad un’azienda strutturata e viceversa. Affinché un software per la fatturazione elettronica apporti un valore aggiunto e tangibile occorre che sia in grado di rispondere in maniera specifica a queste diverse realtà.
La buona notizia è che esistono offerte differenti proprio per fronteggiare questa diversificazione dei bisogni.
Per esempio, Legalinvoice START è la soluzione ideale per le piccole e medie imprese, le partite IVA e gli intermediari, in quanto il software per la fatturazione elettronica consente di gestire la propria contabilità, in ottemperanza alla normativa, al pari di un vero e proprio mini – gestionale, accentrando l’intero processo in un'unica piattaforma ed ottenendo un vantaggio in termini di semplicità e velocità.
Per le imprese che già possiedono un proprio gestionale e per i commercialisti che gestiscono la contabilità di un ampio numero di aziende e clienti, consigliamo invece il programma per la fattura elettronica Legailinvoice PRO che si affianca al proprio gestionale e lo integra di tutte le funzionalità necessarie alla gestione obbligatoria delle fatture elettroniche minimizzando sia i costi diretti che gestionali.
10 + 1 motivi per scegliere il programma fattura elettronica Legalinvoice
Il programma di fatturazione elettronica Legalinvoice esemplifica al massimo il lavoro consentendoti di creare ed inviare velocemente fatture ordinarie, fatture semplificate e note di credito. I processi sono automatici, una volta che hai compilato le schede anagrafiche dei tuoi clienti, i campi saranno riempiti automaticamente con un click. Risparmierai tempo prezioso da poter dedicare alle attività strategiche del tuo business.
Di seguito 10 motivi più 1 per scegliere il programma di fatturazione elettronica Legalinvoice:
- Nessuna installazione necessaria ed aggiornamento automatico dei software in linea con novità normative
- Interfaccia adeguata al regime fiscale della tua attività
- Accessibilità da ogni device (computer, tablet e smartphone)
- Condivisione dell’ambiente di lavoro con il proprio commercialista/intermediario
- Firma digitale e Conservazione sostitutiva dei documenti per 10 anni incluse nel servizio
- Impostazione dei solleciti automatici, dei promemoria e delle scadenze
- Report sull’andamento della gestione della tua attività
- Dati conservati in Italia e gestiti in Data center italiani
- Totale sicurezza delle infrastrutture garantita da certificazione ISO 27001
- Possibilità di convertire automaticamente file PDF in XML +1. Fatturazione elettronica gratis per sei mesi
Sin da subito puoi attivare gratis il software Legalinvoice più adatto alla tua attività. Nessuna carta di credito richiesta e nessun costo nascosto, solo al termine dei sei mesi, dopo aver provato il servizio per la fattura elettronica gratis, sarai libero di scegliere se rinnovare il servizio o meno.